Heb je wel eens gedacht aan het inzetten van een Virtual Assistent?

Jij hebt ondernemersdromen en wilt deze realiseren? Je hebt ontzettend veel ideeën en doelen, maar weet niet waar te beginnen? Als ondernemer wil je het beste voor je bedrijf, maar soms is het lastig om op alle fronten je zaakjes voor elkaar te hebben. Door tijdgebrek of omdat je er zelf te weinig vanaf weet. Je wilt bijvoorbeeld actieve social pagina's, maar steekt er te weinig tijd in, terwijl je zoveel méér uit deze media kunt halen! Op onder andere dat punt kun je ondersteuning verwachten van mij. Weten wat ik nog meer voor je kan betekenen? Lees snel verder!                                                     

 

FAQ’s

Waarom een Virtual Assistant (VA)?

Om optimaal te kunnen profiteren van het gebruik van een VA is het van groot belang dat je samenwerkt met de juiste VA. Een goede match tussen jou en je VA is hierbij dus essentieel. Ik vind het belangrijk dat we qua persoonlijkheid, wensen, organisatie en werkzaamheden bij elkaar matchen.

Voor wie is een Virtual Assistant bedoeld?

Voor iedereen die het structureel te druk heeft. Of je nu werkt als manager bij een multinational of je bent CEO of ZZP-er, je kunt je tijd maar 1 keer besteden. Zorg er dus voor dat je jouw kostbare tijd goed besteedt.

Hoe gaat de samenwerking met een Virtual Assistant in z’n werk?

Samen maken wij afspraken over de uit te voeren taken en de onderlinge communicatie. Je profiteert van mijn ervaring en professionaliteit als VA. Ik werk met geavanceerde communicatiemiddelen en online tools waardoor de samenwerking optimaal zal verlopen.

Kan mijn werk ook onder meerdere Virtual Assistants verdeeld worden?

Dat kan zeker. Om het zo overzichtelijk en efficiënt mogelijk te houden, ook qua communicatie, adviseer ik wel om zoveel mogelijk gebruik te maken van 1 VA. Echter, wil je wellicht soms een zeer specialistische taak uitbesteden (bijv. het vertalen van een tekst, of het opmaken van een arbeidsovereenkomst). Indien ik hier minder bedreven in ben, maak ik gebruik van andere VA's of contacten uit mijn netwerk, die gespecialiseerd is in deze betreffende taak.

Worden mijn gegevens vertrouwelijk behandeld?

Vanzelfsprekend. De samenwerking tussen ons is gebaseerd op duidelijke afspraken en vertrouwen. Ik ga als je VA vertrouwelijk om met alle informatie die ik onder ogen krijg. 

Is een Virtual Assistant niet duur?

Een VA is vele malen goedkoper dan wanneer je zelf de werkzaamheden uitvoert. Daarbij komt dat de tijd die je ermee wint kunt besteden aan je klanten, hetgeen je veel meer oplevert dan de kosten van je VA. Het werken met een VA is tevens goedkoper dan iemand in vaste dienst nemen (loonkosten, verzekeringen etc). Extra kosten worden nog eens bespaard door het feit dat je VA jouw werkzaamheden sneller en efficiënter uitvoert dan jij zelf.

Kan ik de samenwerking met een Virtual Assistant stoppen?

Uiteraard. Indien je om wat voor reden dan ook geen gebruik meer wens te willen maken van de diensten, kun je je abonnement per maand opzeggen. Het kan ook zo zijn dat de samenwerking tussen ons niet loopt zoals je had gehoopt. DutchVA helpt je dan om te kijken waar en of deze relatie verbeterd zou kunnen worden. Indien dit lastig wordt maar je nog steeds gebruik wilt maken van een VA, dan helpt DutchVA je aan een VA die beter bij je past.

Hoe wordt er omgegaan met vertrouwelijk informatie?
Er wordt een geheimhoudingsovereenkomst (Non Disclosure Agreement) getekend bij het starten. Verder werken we in de Cloud en zo komt er dus geen gevoelige informatie op een harde schijf.

Hoe communiceer ik met mijn assistant?
Dat is afhankelijk van wat je voorkeur heeft. Dit kan per e-mail, telefoon, Microsoft Teams, Skype, Zoom of een andere online tool.

Kan mijn assistant toegang krijgen tot de bestanden op mijn netwerk?
Als je dat wilt en je werkt in de Cloud, dan is dat zeker mogelijk.

Kan ik ergens zien hoe ver de opdracht is gevorderd?
Ik houd je op de hoogte van de voortgang en zal aangeven wanneer ik verwacht de taak te hebben afgerond. Ook is er een online project managementtool beschikbaar waar je altijd de actuele status van je opdracht in kunt bekijken. 

Ik wil graag dat de assistant die op afstand voor mij werkt, op regelmatige basis een vergadering bijwoont. Kan dit?
Afhankelijk van de frequentie en de locatie is dit zeker mogelijk. Op locatie kan wel meerkosten met zich meebrengen. Bedenk dat je mij ook aan de meeting kunt laten deelnemen via MS Teams, Skype, WebEx of een andere vergadertool. Zet je laptop op de vergadertafel, schakel de tool in en je assistent is er gewoon bij. Dit behoort binnen de mogelijkheden van de samenwerking. Naast dat de online inschakeling tijd en kosten bespaart, draag je ook bij aan een beter milieu. 

Werkt de Virtual Assistant alleen online of kan hij/zij ook bij mij op kantoor werken?
Ongeveer 95% van de dienstverlening van Virtual Assistants wordt op afstand uitgevoerd. De dienstverlening wordt echter volledig afgestemd op de behoefte van de klant en daarom behoort werken op locatie wel tot een van de mogelijkheden. 

Zijn de uren die ik afneem flexibel in te zetten?
Jazeker, je kunt mij inzetten op het moment dat jij daar behoefte aan hebt. Alle werkzaamheden worden nauwkeurig bijgehouden in een online project management tool, zodat je altijd inzicht hebt in hoeveel uur je nog vrij te besteden hebt. Ik raad wel aan om wekelijks vaste contactmomenten in te plannen om de continuïteit te waarborgen.

Hoe weet ik hoeveel uur uit mijn abonnement er nog beschikbaar is?
Alle activiteiten worden geregistreerd in een online project management tool. Hierin kan je de status van de opdracht zien en hoeveel uren er nog vrij besteedbaar zijn. Indien je bijvoorbeeld wekelijks een rapportage in je mailbox wil ontvangen, is dat uiteraard ook mogelijk. Hier kun je met mij afspraken over maken.

Als de uren binnen het abonnement 'op' zijn, wordt dan ook het werk stil gelegd?
Nee, ik maak de taken waar ik mee bezig ben gewoon af. Meer gewerkte uren worden, na ontvangst van jouw toestemming, wel in rekening gebracht. Ondertussen gaat het werk uiteraard gewoon door. 

Waarom is 16 uur per maand het meest afgenomen pakket voor het ondersteunen op afstand?
Alleen als ik jou en jouw bedrijf écht ken, kan ik de meerwaarde bieden van het meedenken, pro-actief zaken oppakken en ben ik écht een verlengstuk van jouw bedrijf. Uit ervaring weet ik inmiddels dat er minimaal 16 uur per maand (ca. 4 uur per week) nodig is om dit voor elkaar te krijgen.